не понятно как лишний клик может загружать сервис, если фактически вы запрос переадресовываете сервисам конкретных почтовых служб? Может использовать асинхронный режим и брокер сообщений. Т.е. в идеале должно быть так - нет никаких кнопок обновить и нет обновлению по расписанию. Есть подписка на соответствующий номер отправления и как только на стороне почтовой службе появляется новая информация, все подписчики получают сообщение.